Un accès immédiat aux images numérisées de vos documents de transport au moment et à l’endroit où vous en avez besoin.
Avoir un accès rapide aux documents de transport est essentiel à la supervision du processus d’importation et à la gestion de vos obligations en matière de conformité douanière. Par le passé, les importateurs devaient gérer, indexer et converser un grand volume de papier.
Insight Imaging de Livingston vous donne un accès électronique sécurisé à vos documents d’importation pour le dédouanement, juste quelques minutes après les avoir reçus de votre fournisseur ou de votre transporteur.
Assurer la mise à jour électronique de vos dossiers conformément aux règlementations
Dès que nous les aurons reçus, vos documents (incluant les factures commerciales, les bons de commande, les lettres de transport maritime et autres documents) seront immédiatement indexés et numérisés. Vous aurez accès à tous ces documents, quelques minutes à peine après que Livingston les ait reçus.
De plus, les documents créés par Livingston comme les EDI, les formulaires de déclaration en douane, les demandes postdéclaration et les avis d’arrivée seront numérisés en format PDF pour être visualisés, téléchargés ou imprimés.
Insight Imaging répond aux exigences de tenue des registres émises par les services douaniers américains et canadiens. Tout document numérisé est d’ailleurs considéré, aux fins des règlementations douanières, comme étant un « original ». Tout document doit être conservé pour une période de 5 ans aux États-Unis, et de 6 ans en plus de l’année en cours au Canada.
Comment tirer avantage de ce système
Gain de temps et d’argent. Vous avez un accès instantané à vos documents d’importation. Vous n’aurez ainsi plus besoin de classeurs ou d’entrepôt à l’extérieur et les coûts de recherche seront éliminés.
Conformité améliorée. Il vous suffit de vous référer aux documents sources numérisés pour revoir ou vérifier vos déclarations douanières et établir votre suivi d’audits de conformité douanière.
Processus allégés. Tous vos documents pourront être recherchés selon en fait n’importe quel critère. Vous pourrez ainsi trouver rapidement ce que vous cherchez et pourrez assurer le contrôle de vos fournisseurs en toute facilité.