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Comment répondre aux demandes de renseignements supplémentaires de la part du gouvernement en matière d’importation

Les demandes, de la part d’organismes publics, de renseignements et de documents supplémentaires surviennent quotidiennement pour les courtiers en douane et les importateurs fréquents. Santé Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et Environnement et Changement climatique Canada demandent souvent des renseignements et documents supplémentaires. L’ASFC utilise des renseignements obtenus par l’entremise des Vérifications de l’observation commerciale pour l’évaluation des risques et du revenu ainsi que pour promouvoir une conformité volontaire dans les secteurs du classement tarifaire, de la valeur en douane et des questions relatives à l’origine.

Le Gouvernement du Canada (GC) demande aussi des renseignements supplémentaires pour évaluer l’assujettissement à la Loi sur les mesures spéciales d’importation (LMSI), la conformité aux lois relatives à certains produits antiparasitaires, aux substances destructrices de la couche d’ozone, aux émissions, et à d’autres domaines comportant des exigences particulières de conformité lors de l’importation de marchandises.

Puisque les demandes pour des renseignements ou documents supplémentaires relatifs à la LMSI, à Santé Canada ou à Environnement et Changement climatique Canada peuvent entrainer des redressements couteux de droits ou de taxes, des intérêts ou des pénalités, cet article traite de demandes portant particulièrement sur ces trois domaines d’intérêt pour les importateurs.

Problèmes relatifs à la non-conformité

Les marchandises importées sans se conformer aux exigences particulières sont passibles d’amendes. Par exemple, à la fin 2017 une amende de 265 000 000 $ a été imposée à une entreprise canadienne par Environnement et Changement climatique Canada pour défaut de conformité lors de l’importation d’une petite quantité de produits aérosols contenant des substances destructrices de l’ozone.

Chaque année, des redressements découlant de déclarations inexactes ou mal consignées des droits LMSI peuvent représenter des centaines de milliers de dollars en droits LMSI, outre les intérêts applicables.

Puisque ces sommes peuvent ne pas avoir été prises en compte dans les prix de vente ou les coûts projetés des entreprises, ces redressements peuvent entrainer des pertes irrécupérables pour les importateurs canadiens.

Le meilleur moyen d’éviter des redressements, amendes, pénalités et intérêts coûteux est bien sûr de s’assurer d’être en conformité avec toutes les lois et tous les règlements d’importation administrés par tous les départements du gouvernement, de même que les conventions internationales, et vérifier les coûts additionnels tels les droits d’accise, taxes ou l’assujettissement à la LMSI.

Votre coordonnateur/coordonnatrice du service Livingston peut vous éclaircir au sujet de toute documentation supplémentaire, exigence relative aux renseignements ou à l’importation ou de tout coût additionnel si on lui fournit des renseignements suffisants relatifs aux marchandises et qu’on le consulte avant leur importation.

Demandes de renseignements ou de documents supplémentaires après l’importation

Lorsqu’une demande pour des renseignements ou documents supplémentaires est reçue relativement à une importation, Livingston prendra contact avec les clients pour obtenir leur autorisation de partager des renseignements avec le GC, s’il y a lieu.

Bien que nous ayons normalement la documentation relative à l’importation, le GC exige fréquemment des spécifications supplémentaires telles que les éléments chimiques, dimensions, poids, normes reconnues (CSA, AAMA, ASTM, etc.) ou l’utilisation finale au Canada.

Les demandes relatives à la LMSI portant sur les produits sidérurgiques sont très fréquentes. La Direction de la LMSI (ASFC Ottawa) a besoin de savoir si les marchandises correspondent à la description des marchandises assujetties à la LMSI, conformément aux Mesures en vigueur.

Un Rapport de test en aciérie devrait être obtenu lors de chaque importation d’acier ou d’ouvrages en acier lorsqu’il est possible que ceux-ci soient assujettis à la LMSI. Cela permet de fournir à l’ASFC le nom du fabricant, les normes ASTM, les dimensions, et les propriétés chimiques et physiques, pour qu’elle puisse déterminer si le produit en acier est en carbone ou en alliage, soudé ou sans soudures, galvanisé, enduit, etc. de même que les normes applicables et s’il est visé par des droits antidumping ou d’autres droits LMSI.

Les vis (éléments de fixation) provenant de Chine peuvent être citées comme exemple d’une des marchandises les plus fréquemment importées qui est assujettie aux droits LMSI. Par contre, il existe aussi plus de 50 exceptions, applicables en fonction de caractéristiques comme la taille, la finition, l’utilisation et la marque de commerce des vis. Par exemple, une description sur un reçu commercial faisant état de « vis de cloison sèche en acier » peut être suffisante pour l’importation initiale des vis, mais pour éviter des droits LMSI de 170 % ou plus, il nous faudra aussi savoir le nom de l’exportateur, du fabricant, les types de filet des vis, les diamètres, les longueurs, la finition des extrémités, et les types de tête, fût et finition.

Adresser une demande de renseignements

Les demandes de renseignements ou documents supplémentaires provenant de Santé Canada, d’Environnement Canada ou de l’ASFC sont normalement expédiées par courriel au courtier en douanes ou, quelquefois, à l’importateur.

Ce courriel contiendra le numéro de transaction de l’importation, le nom de l’importateur, la date d’échéance pour le dépôt des documents, le nom de l’agent formulant la demande, et, souvent, une indication de la raison de la demande.

Le GC contacte Livingston par l’intermédiaire de notre Département d’Affaires réglementaires canadiennes afin d’assurer une conformité procédurale de toutes les demandes. Les Affaires réglementaires font appel au coordonnateur/coordonnatrice de service de l’importateur pour qu’il envoie une demande à l’importateur pour l’informer de la demande, et, en ce qui a trait à la LMSI, pour obtenir une autorisation d’échanger des renseignements directement avec l’AFSC. Les importateurs ont aussi la possibilité de traiter directement avec l’agent et de soumettre seuls tous les renseignements.

Les demandes arrivent normalement à échéance dans les dix jours ouvrables, mais certaines peuvent l’être en aussi peu que trois jours.

Des mesures immédiates doivent être prises, en ce qui a trait à ces demandes, pour s’assurer d’avoir assez de temps pour contacter toutes les parties nécessaires et d’obtenir d’eux des documents, les transmettre à Livingston où ils sont formatés adéquatement en un PDF unique, puis les envoyer pour être examinés par les Affaires réglementaires canadiennes, avant leur soumission à l’agent en ayant fait la demande.

Dans certains cas, l’importateur doit contacter des vendeurs, exportateurs, fabricants étrangers, ingénieurs et gestionnaires de projet pour obtenir les documents exigés. Les importateurs peuvent aussi être confrontés à des retards comme des fuseaux horaires différents, des employés indisponibles, de la paperasserie d’entreprise, et des obstacles linguistiques ou technologiques. C’est pour cela que les Affaires réglementaires canadiennes traitent toutes ces demandes comme étant prioritaires et urgentes.

Des exemplaires sont conservés de tous les documents soumis. Si l’on reçoit une réponse immédiate d’un agent, les clients sont contactés pour les informer du résultat de l’examen.

Si l’AFSC exige un redressement, elle en avisera les importateurs et Livingston. Si des droits en vertu de la LMSI sont exigibles, les importateurs qui payent dans les 30 jours éviteront la perception d’intérêts. Les importateurs qui choisissent de faire appel de la décision disposent de 90 jours à compter de la date de celle-ci.

Veuillez contacter votre représentant du service à la clientèle Livingston pour de plus amples renseignements sur tout sujet abordé ci-dessus.